Contratos que vencen sin que nadie lo notice, generando renovación automática no deseada.
Ingeniería de software orientada a negocio
Sistema de gestión de contratos
Un sistema de gestión de contratos administra el ciclo de vida completo de los contratos empresariales: desde la creación y negociación hasta la ejecución, renovación y archivu. Simplex desarrolla sistemas que centralizan todos los contratos, automatizan alertas de renovación y vencimiento, facilitan la colaboración en la negociación y proporcionan visibilidad del compromiso contractual de la empresa.
Diagnóstico
Arquitectura
Construcción
Operación
El problema
Lo que impide que esta capacidad funcione como infraestructura
Estos síntomas no se corrigen agregando más herramientas sin diseño. Primero hay que entender la operación, sus dependencias y el riesgo real.
Dificultad para encontrar términos específicos en contratos almacenados físicamente o en PDF.
Negociaciones que se alargan por falta de colaboración eficiente entre departamentos.
Falta de visibilidad sobre compromisos contractuales activos de la empresa.
La diferencia
Los contratos son compromisos que requieren seguimiento activo
Muchas empresas gestionan contratos en archivos físicos, emails y hojas de cálculo, lo que genera riesgos de vencimiento no detectado, términos desactualizados y falta de visibilidad sobre los compromisos activos. Un sistema de gestión de contratos centraliza toda la información contractual, automatiza las alertas de fechas clave y proporciona un repositorio searchable de todos los contratos.
La negociación de contratos involucra múltiples partes: legal, compras, ventas, finanzas y dirección. Cada parte tiene sus propios comentarios, revisiones y aprobaciones. Un sistema de gestión de contratos facilita esta colaboración mediante flujos de aprobación configurables, comentarios contextualizados y versiones controladas del documento.
Simplex diseña el sistema considerando los requisitos específicos de cada tipo de contrato: contratos con clientes, contratos con proveedores, contratos de servicios, contratos laborales, acuerdos de confidencialidad, etc. Cada tipo puede tener flujos, campos y documentos asociados diferentes.
Tecnología entendida como una capacidad continua, no como una entrega aislada.
Capacidad técnica
El alcance necesario para resolverlo bien
El diagnóstico confirma qué capacidades son necesarias y cuáles solo añadirían complejidad.
Repositorio centralizado de contratos con búsqueda avanzada
Flujos de creación, revisión, aprobación y archivado
Alertas automatizadas de vencimiento, renovación y obligaciones
Colaboración en negociación con comentarios y versiones
Dashboards de contratos activos, próximos a vencer y en negociación
Integración con ERP y sistemas legales
Sistema de trabajo
Una solución conectada con el resto de tu operación
Relacionamos esta necesidad con capacidades complementarias para evitar decisiones locales que creen nuevos silos.
Proceso
De incertidumbre a una ruta ejecutable
- 1
Diagnóstico técnico y operativo
Mapeamos objetivos, procesos, sistemas, restricciones y riesgos antes de proponer una solución.
- 2
Hoja de ruta priorizada
Definimos el primer alcance, decisiones de arquitectura, entregables y criterios verificables de éxito.
- 3
Construcción incremental
Entregamos en ciclos cortos con revisión, pruebas, documentación y visibilidad para el equipo del cliente.
- 4
Operación y evolución
Medimos estabilidad, adopción y resultado operativo para decidir qué mejorar después del lanzamiento.
Para quién
Tiene sentido cuando la necesidad ya es estratégica
La empresa gestiona un volumen significativo de contratos activos.
Existen problemas de vencimientos no detectados o renovaciones no deseadas.
Se necesita mejorar la colaboración en la negociación de contratos.
Resultados
Cómo se ve una mejora operativa real
Contratos centralizados y facilmente accesibles
Alertas proactivas de vencimientos y renovaciones
Visibilidad completa de compromisos contractuales
Coste de no actuar
El problema crece aunque el software no cambie
Posponer decisiones técnicas desplaza el costo hacia la operación, los clientes y la capacidad de cambiar después.
Un sistema de gestión de contratos sin integración con otros sistemas genera datos desactualizados.
Flujos de aprobación demasiado complejos pueden retrasar la negociación de contratos.
Sin control de versiones adecuado, se pueden usar versiones obsoletas de contratos.
Respuestas directas
Preguntas frecuentes sobre Gestión de Contratos
¿El sistema soporta contratos en diferentes formatos?
Sí. El sistema acepta contratos en formatos Word, PDF, texto y imágenes. Los contratos en PDF e imágenes se pueden buscar mediante OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para facilitar la búsqueda de términos específicos.
¿Cómo se gestionan las firmas digitales en los contratos?
Simplex puede integrar el sistema con proveedores de firmas digitales como DocuSign, Adobe Sign o soluciones locales. Los contratos se pueden enviar para firma electrónica y el estado de firma se rastrea automáticamente en el sistema.
¿Se pueden crear plantillas de contratos?
Sí. El sistema incluye un módulo de plantillas donde se pueden crear y gestionar plantillas de contratos por tipo. Las plantillas incluyen campos variables que se completan automáticamente según el contrato específico.
¿El sistema notifica sobre obligaciones contractuales?
Sí. Además de alertas de vencimiento, el sistema puede configurar alertas para obligaciones contractuales específicas: fechas de entrega, pagos programados, renovaciones opcionales y condiciones de terminación.
Convierte esta necesidad en una capacidad que tu empresa pueda operar.
Analizamos tu estado actual, identificamos riesgos y proponemos una primera ruta ejecutable sin compromisos genéricos.